Sicherheit & Datenschutz
Was mit Ihren Daten passiert — und was nicht.
Wer uns einen Lebenslauf oder ein vertrauliches Mandat anvertraut, hat ein Recht darauf, genau zu wissen, was damit geschieht — in welchen Systemen, an welchem Ort, wie lange. Diese Seite erklärt es in verständlicher Sprache. Die rechtlich vollständige Fassung finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.
Sechs verbindliche Zusagen
Woran Sie uns beim Datenschutz messen können
Keine Weitergabe ohne Ihre Zustimmung
Kein Profil, kein Lebenslauf und keine Unterlagen verlassen unser Haus ohne Ihre ausdrückliche Freigabe — und Sie erfahren vorher, an welches Unternehmen. Das gilt ausnahmslos, auch für anonymisierte Kurzprofile.
Zweckbindung
Ihre Daten nutzen wir ausschließlich für das, wofür Sie sie uns anvertraut haben: die Bearbeitung Ihrer Anfrage und — bei Interesse — die Vermittlung passender Positionen. Nicht mehr, nicht anders.
Datensparsamkeit
Wir fragen nur, was wir für den nächsten Schritt wirklich brauchen. Angaben wie Foto, Geburtsdatum oder Familienstand sind für eine Anfrage nicht erforderlich und werden nicht verlangt.
Gespeichert nur so lange, wie Sie es wollen
Ohne Ihre Talentpool-Einwilligung löschen wir Anfrage und Unterlagen 6 Monate nach Eingang automatisch. Mit Ihrer Einwilligung bleiben Sie in unserem Talentpool, bis Sie es nicht mehr möchten — ein formloser Widerruf genügt, und wir löschen. Spätestens alle 24 Monate fragen wir nach, ob Ihre Daten noch aktuell sind.
Ihre Rechte — eine E-Mail genügt
Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung oder Widerspruch: Eine formlose E-Mail reicht. Wir bearbeiten Ihr Anliegen innerhalb der gesetzlichen Fristen und ohne Wenn und Aber.
Menschen entscheiden — KI nur mit Ihrem Ja
Wir verkaufen keine Daten, setzen keine Tracking-Cookies und keine Analysewerkzeuge ein. Über Kandidat:innen entscheiden bei uns Menschen. KI-Werkzeuge unterstützen unsere Berater:innen — derzeit bei Textentwürfen — und auch das nur, wenn Sie dem gesondert zugestimmt haben; sonst fließt kein einziges Datum an ein Sprachmodell.
Technische Sicherheit
So schützen wir Ihre Daten
Verschlüsselte Übertragung
Jede Verbindung zu unserer Website ist TLS-verschlüsselt; unverschlüsselte Aufrufe werden automatisch umgeleitet. Unterlagen übermitteln Sie am sichersten über unsere Formulare statt per E-Mail.
Frankfurt, wo immer es geht
Die Datenbanken von Website und Bewerbermanagementsystem laufen in Rechenzentren in Frankfurt am Main, unsere E-Mails liegen in EU-Rechenzentren von Microsoft 365, die KI-Vorverarbeitung läuft in einem Rechenzentrum in Deutschland. Verarbeitet und gespeichert werden Ihre Daten im europäischen Rechtsraum.
Zugriff nur für Zuständige
Nur die Berater:in, die Sie betreut, kann Ihre Daten sehen — über passwortgeschützte Systeme mit automatisch ablaufenden Sitzungen. Zugriffe und Löschungen werden protokolliert; mit dem Ausscheiden einer Person erlischt ihr Zugang sofort.
Geprüfte Anhänge
Unterlagen nehmen wir ausschließlich als PDF an. Jede Datei wird technisch geprüft, als inerte Daten gespeichert, nie im Browser geöffnet und nie per E-Mail weitergeleitet.
Schutz vor Missbrauch
Anmeldeversuche und Formulare sind gegen automatisierte Angriffe abgesichert; Passwörter werden nur als kryptografische Hashes gespeichert; Einwilligungs-Links sind einmalig verwendbar und laufen ab.
Wenige, vertraglich gebundene Dienstleister
Im Browser laufen keine Tracking-Cookies, keine Social-Media-Plugins und keine externen Skripte. Die wenigen Dienstleister im Hintergrund — Hosting, Datenbank, E-Mail — sind per Auftragsverarbeitungsvertrag gebunden; unten finden Sie sie nach Aufgabe und Ort, auf Anfrage nennen wir Ihnen jeden einzelnen.
Bewusst nennen wir hier keine Details, die Angreifer:innen nützen könnten. Konkrete Fragen zu unseren technischen und organisatorischen Maßnahmen beantworten wir Unternehmen gerne im Rahmen einer Auftragsverarbeitungs- oder Vertraulichkeitsvereinbarung.
Unsere Systeme
Wo Ihre Daten liegen
Vier Systeme, alle mit Auftragsverarbeitungsvertrag, alle in Deutschland oder der EU betrieben. Aufgabe und Ort jeder Dienstleister-Kategorie stehen hier; die konkreten Anbieter nennen wir Ihnen auf Anfrage. Ein Grundsatz gilt überall: Was in Frankfurt laufen kann, läuft in Frankfurt.
Website und Kontaktformulare
Erste Speicherung Ihrer Anfrage und Ihrer Unterlagen (Stufe 1) sowie der Betrieb dieser Website.
- Hosting-Dienstleister — Betrieb und Ausführung der Website.Ort: Frankfurt am Main
- Datenbank-Dienstleister — Datenbank der Website (Anfragen, Anhänge, Stellenanzeigen).Ort: Frankfurt am Main
Postfächer unserer Berater:innen, Benachrichtigungen über neue Anfragen und Ihre gesamte Korrespondenz mit uns.
- Microsoft 365 (Microsoft Ireland Operations Ltd.) — E-Mail-Postfächer: Empfang, Versand und Speicherung.Ort: Rechenzentren in der EU (Microsoft EU Data Boundary)
Bewerbermanagementsystem
Unser System für Talentpool, Vermittlungsprozesse und Einwilligungsnachweise (Stufe 2).
- Softwaredienstleister mit Sitz in Deutschland — Bereitstellung und Betrieb des Bewerbermanagementsystems.Ort: Deutschland
- Cloud-Infrastruktur für Anwendung — Ausführung der Anwendung, Speicherung von Daten und Unterlagen.Ort: Frankfurt am Main
- E-Mail-Versanddienst in der EU — Interne Systembenachrichtigungen an unsere Berater:innen (keine E-Mails an Kandidat:innen).Ort: EU
KI-Unterstützung (nur mit gesonderter Einwilligung)
Unterstützung unserer Berater:innen im Vermittlungsprozess, derzeit bei Entwürfen für Kurzprofiltexte — ausschließlich für Kandidat:innen, die dem ausdrücklich zugestimmt haben.
- Rechenzentrum in Deutschland — Vorverarbeitung und Datenminimierung vor jeder Anfrage an das Sprachmodell.Ort: Deutschland
- Anbieter eines KI-Sprachmodells mit Sitz in der EU — Sprachmodell zur Unterstützung des Vermittlungsprozesses (derzeit Textentwürfe für Kurzprofile).Ort: EU
Für Kandidat:innen
Ihr Weg durch den Prozess — Schritt für Schritt
Ihre Anfrage kommt an
Sie landet in unserem Website-System in Frankfurt und ausschließlich bei der zuständigen Berater:in — nicht in einem Ticketsystem und nicht bei Dritten.
Wir sprechen miteinander
Im Gespräch klären wir, was Sie suchen und ob wir helfen können. Bis hierhin weiß außer uns niemand von Ihrem Interesse.
Ihr Ja zum Talentpool
Erst danach nehmen wir Sie in unser Bewerbermanagementsystem auf — mit einer eigenen Einwilligungs-E-Mail von Ihrer Ansprechperson. Zwei getrennte Häkchen: Vermittlung und, optional, KI-Unterstützung.
Erst mit Ihrem Ja zur Vorstellung
Möchten wir Sie einem Unternehmen vorstellen, nennen wir es Ihnen vorher namentlich. Ohne Ihre ausdrückliche Freigabe passiert nichts.
So lange Sie wollen
Mit Einwilligung bleiben Ihre Daten bis zu Ihrem Widerruf im Talentpool — wir fragen regelmäßig nach. Ohne Einwilligung werden sie 6 Monate nach Eingang automatisch gelöscht.
Sie sind derzeit in ungekündigter Stellung? Dann ist Diskretion für Sie existenziell — und für uns selbstverständlich. Ihr aktueller Arbeitgeber erfährt von uns nichts.
Für Unternehmen
Vertrauliche Mandate bleiben vertraulich
Eine Nachbesetzung, eine neue Schlüsselrolle, ein Aufbau, der noch nicht öffentlich sein darf: Informationen zu Ihrem Mandat behandeln wir nach § 8 unserer AGB streng vertraulich — auch nach Ende der Zusammenarbeit.
- Kandidatenunterlagen erhalten Sie nur mit ausdrücklicher Freigabe der Person — und behandeln sie als eigener Verantwortlicher nach DSGVO.
- Mandatsdetails, Gehaltsbänder und Organisationsinterna geben wir nicht an Dritte weiter, auch nicht an andere Kandidat:innen.
- Auf Wunsch schließen wir vor Beginn eine Vertraulichkeitsvereinbarung (NDA) oder eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung ab.
- Unsere Berater:innen sind zur Verschwiegenheit verpflichtet und arbeiten nach einheitlichen Datenschutzstandards.
Ihre Rechte
Eine E-Mail genügt.
Auskunft über Ihre gespeicherten Daten, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit, Widerruf einer Einwilligung oder Widerspruch — schreiben Sie an
info@elf-recruiting.deZum Schutz Ihrer Daten prüfen wir vor einer Auskunft Ihre Identität. Bei Löschbegehren entfernen wir Anfrage, Unterlagen und Profil vollständig aus unseren Systemen.
Aufsicht & Verbindlichkeit
Unabhängig überprüfbar
Diese Zusagen sind für uns verbindlich. Sollten Sie dennoch der Auffassung sein, dass wir Ihre Daten nicht rechtmäßig verarbeiten, können Sie sich jederzeit an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden:
Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (HBDI)
Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden
datenschutz.hessen.de